Prowadzenie dokumentacji to systematyczność i dbałość o szczegóły
- Stosuj zasadę „1 plik = 1 decyzja” – osobne pliki dla zatwierdzenia warstw, zmian materiałowych, warunków testu. Jeden dokument = jedna decyzja = zero wątpliwości. W dużych projektach taka modularność dokumentacji ułatwia rewizję i przekazywanie wiedzy pomiędzy zespołami. Ułatwia to również audyt i późniejsze porównania w podobnych projektach – bez szukania „co się zmieniło i dlaczego”.
- Linkuj dokumenty do kontekstu – np. warstwa sitodrukowa → link do DXF + specyfikacja tuszu + komentarz z produkcji. Jeśli trzeba się domyślać, który plik odnosi się do którego etapu, zespół traci czas. Dobre linkowanie to szybszy onboarding i lepsza kontrola jakości. Używaj prostych narzędzi: komentarze w Miro, przypięte linki w Confluence, daty i opisy w nazwach plików. Prowadzenie dokumentacji nie może opierać się na skomplikowanych programach, bo utrudni to znacznie konsekwentne działanie w przyszłości.
- Wprowadzaj logi projektowe co sprint – nawet 2 zdania typu: „zmieniono tusz na przewodzący z ECN102 na ECN103 z powodu podwyższonej rezystancji na krawędzi”. Niech każda zmiana będzie odnotowana w stylu changeloga: daty, powód, odpowiedzialna osoba. W razie awarii – to ratunek. Jeśli projekt przejmie inny PM, taki log to dla niego mapa. Log nie musi być publiczny – ważne, żeby istniał.
- Sprawdź dostępność dokumentacji przez osobę z zewnątrz – jeśli nie zrozumie po 5 minutach, dokumentacja wymaga uproszczenia. Zastosuj zasadę „one-pager review”: czy PM spoza projektu rozumie w 3–5 minut, co się wydarzyło i co ustalono? Dobrym testem jest prośba do kogoś z innego zespołu: „zobacz, czy rozumiesz, co tu się dzieje” – feedback z takiego ćwiczenia często odsłania zbyt techniczne skróty myślowe lub nieczytelne formatowanie.
Prowadzenie dokumentacji, czyli każda akcja ma swoje miejsce – fizyczne i cyfrowe
- Każda decyzja to plik, każdy plik to podpis – im krótsza ścieżka decyzji, tym mniej nieporozumień. Prowadzenie dokumentacji to przede wszystkim zasady. Dlatego stwórz regułę, że każda decyzja projektowa – techniczna, materiałowa, funkcjonalna – ma swoje miejsce. To podstawa dla PM-ów, którzy chcą ograniczyć tzw. „czarne skrzynki” wiedzy i łatwo wrócić do źródła ustaleń.
- Odsyłacze są jak mapy – bez linków do kontekstu, dokumentacja to labirynt. Dobry PM to przewodnik, nie strażnik plików. Dlatego każdy dokument powinien mieć ścieżkę odniesienia: z czym jest powiązany, czego dotyczy, co go poprzedza i co za nim idzie. To jak nawigacja w zespole scrumowym – bez backlogu nikt nie wie, skąd przychodzi i dokąd zmierza.
- Zmieniaj sprint w dokumentację – po każdym cyklu zostaw ślad – dla siebie lub następców. Nie chodzi o raporty „na pokaz”, ale o funkcjonalny zapis: co się udało, co zmieniliśmy, co warto powtórzyć. Sprint bez śladu to sprint bez nauki – a PE to technologia, która rozwija się z każdym iteracyjnym krokiem. W ten sposób prowadzenie dokumentacji będzie nie tylko przykrym obowiązkiem, ale prawdziwą wartością w przypadku kolejnych projektów.
- Test z zewnątrz – jeśli ktoś nowy rozumie Twoją dokumentację, jesteś na dobrej drodze. Poproś nowego członka zespołu lub innego PM-a o przejrzenie Twojego folderu projektowego. Jeśli wie, co się wydarzyło, jakie były główne decyzje i dlaczego – to znak, że masz dobre repozytorium. Jeśli nie – czas uprościć, nazwać i dopisać komentarze.
Toolbox dokumentacyjny – do zostosowania od jutra
- 📁 Nadawaj każdemu plikowi kontekst, a nie tylko nazwę – np. „Projekt_X_faza2_srebrny_tusz_wariantB_zatwierdzony.pdf”.
- 🔄 Zautomatyzuj wersjonowanie i dostępność – korzystaj z narzędzi takich jak Confluence, Git lub Google Workspace z historią zmian.
- 🧵 Wprowadź „nici dokumentacyjne” – seria dokumentów powiązanych jednym ciągiem logicznym (np. test – wynik – decyzja – wdrożenie).
- 💬 Nie bój się komentarzy technicznych – lepiej zostawić prosty opis „dlaczego” niż wrócić po miesiącu i nie wiedzieć, o co chodziło.
Jak to robimy w LC Elektronik?
W LC Elektronik od lat współpracujemy z zespołami projektowymi po stronie klienta – od konstruktorów i inżynierów, po project managerów i dział R&D. Już na etapie zapytania tworzymy wspólną przestrzeń do pracy: tablicę w Miro, dostęp do wersjonowanej bazy dokumentów, wspólną checklistę rewizji. Wspieramy PM-ów klienta nie tylko poprzez konsultacje techniczne, ale także przez dostarczanie narzędzi do zarządzania wiedzą – szablony, instrukcje, logi projektowe. U nas dokumentacja to nie załącznik do maila – to narzędzie wspólnego podejmowania decyzji, które zostaje z zespołem na każdym etapie cyklu życia produktu.
Co dalej?
Jeśli jesteś PM-em, który szuka nie tylko dostawcy komponentów, ale partnera do budowania nowoczesnych procesów projektowych – odezwij się do nas. Pokażemy Ci, jak pracujemy, podeślemy przykładowe szablony i pomożemy poprowadzi dokumentację tak, by była realnym wsparciem Twojego sprintu, nie kulą u nogi.